9. お問い合わせに対応する｜Full Moon オンラインスクール運営者マニュアル

1お問い合わせが届いてから対応するまで

会員がフォームから送信すると、次の3つが同時に起こります。

起こること	内容
運営に通知メールが届く	サイトの管理用メールアドレスあてに、お名前・メールアドレス・お問い合わせ内容がそのまま入ったメールが届きます。ふだんはこのメールで気づきます。
送信した方に受付メールが届く	「お問い合わせを受け付けいたしました」という自動返信です。運営は何もしなくても送られます。
管理画面にひかえが残る	お問い合わせ＞受信メッセージに1件ずつたまります。この画面がこの章の主役です。

受付の連絡は自動で送られていますお問い合わせをいただいた時点で、送信した方には「お問い合わせありがとうございました。折り返し、担当者よりご連絡いたします」という自動返信が届いています。「受け取りました」の一報を急いで送る必要はありません。ただしこれは受付のご連絡だけですので、ご質問への回答は別途お送りしてください。

自動返信の文面を変えたいとき自動返信の件名・本文はフォーム側の設定で決まっており、運営者アカウントの管理画面からは開けません。文面を変えたいときは制作側へご依頼ください。

2届いたお問い合わせを一覧で見る

道順お問い合わせ受信メッセージ

受信メッセージの一覧画面。受信トレイとスパムの切り替え、絞り込み、件名・送信者・経路・日付の列が並ぶ — 受信メッセージの一覧。新しいものが上に並びます。

列	内容
件名	お問い合わせフォームの名前が入ります。押すと中身が開きます。
送信者	入力されたお名前とメールアドレスです。返信先はここに出ているアドレスになります。
経路	どのフォームから届いたかです。
日付	届いた日時です。見出しを押すと並べ替えられます。

探す・絞り込む

ボタン・欄	できること
受信トレイスパム	上の切り替えです。迷惑あつかいにしたものはスパムのほうに移ります。
メッセージを検索	お名前・メールアドレス・本文の言葉で探せます。
すべての日付	月を選んで絞り込みます。選んだあとフィルターを押します。
すべての経路を表示する	フォームごとに絞り込みます。同じくフィルターで確定します。
エクスポート	一覧を CSV ファイルとして書き出します。Excel などで開けます。

書き出したファイルの扱いにご注意くださいエクスポートで作られるファイルには、お名前・メールアドレス・お問い合わせの本文がそのまま入ります。共有フォルダーに置いたままにしない、不要になったら消すなど、取り扱いにご注意ください。

31件の中身を読む

一覧の件名、または表示を押すと開きます。

受信メッセージの詳細画面。件名と送信者、項目の一覧、右側にステータスの枠がある — お問い合わせ1件の中身。左に入力された内容、右にステータスが出ます。

場所	内容
件名送信者	上に並びます。送信者を押すと、その方の連絡先をアドレス帳から探せます。
項目	フォームに入力された内容です。`your-name`＝お名前、`your-email`＝メールアドレス、`your-message`＝お問い合わせ内容です。
ステータス	右側の枠です。スパムと非スパムの切り替え、送信日時、送信結果、ゴミ箱へ移動があります。スパムの切り替えは更新を押すまで反映されません。

項目名が英語で並びます your-name のような表記はフォームの項目につけられた名前で、画面上の「お名前」「メールアドレス」「お問い合わせ内容」にそのまま対応します。上から順に読んでいただければ大丈夫です。

送信結果の mail_sent について 通知メールが正しく送られたという記録です。この表示があれば、運営あての通知メールと、送信した方への自動返信の両方が送られています。

4返信する

この画面から返信はできません受信メッセージは届いた内容を読むための画面です。返信の欄はありません。返信はふだんお使いのメールソフトからお送りください。

運営あてに届いた通知メールを開く
お問い合わせが届くと、サイトの管理用メールアドレスに通知メールが届いています。そのメールに返信するのがいちばん簡単です。
通知メールが見つからないときは、アドレスを写して送る
この画面の送信者のメールアドレスをコピーし、メールソフトで新しいメールを作ってお送りください。
返信したことが分かるようにしておく
この画面には「対応済み」の印がありません。対応が済んだかどうかは、メールソフト側で分かるようにしておいてください。

同じ質問が続くときは似たお問い合わせが何度も届くようでしたら、「よくあるご質問」に1件足しておくと次から減ります。 → 8. よくあるご質問を編集する

5迷惑なお問い合わせを片づける

営業や勧誘のお問い合わせが届くことがあります。放っておいても害はありませんが、たまると本当のお問い合わせが埋もれてしまいます。

操作	結果
一覧でスパムを押す	受信トレイからスパムのほうへ移ります。消えるわけではありません。
中身を開いてスパムを選び更新	同じく迷惑あつかいになります。中身を読んでから決めたいときはこちらです。
ゴミ箱へ移動	一覧から外れます。上にゴミ箱の表示が出て、そこから復元で戻せます。
まとめて処理する	左のチェックを入れて一括操作からゴミ箱へ移動またはスパムとしてマークを選び、適用を押します。

迷惑なお問い合わせの見分け方 心当たりのない会社からの営業、本文にリンクだけが並んでいるもの、サイトと関係のない商品やサービスの勧誘は、迷惑あつかいにして差し支えありません。迷ったときは消さずにそのまま残しておいてください。

間違えて消してしまわないようにスパムにしたものは後から非スパムに戻せます。ゴミ箱からも復元できます。ただしゴミ箱の中で完全に削除したものは戻せません。

6アドレス帳を見る

道順お問い合わせアドレス帳

お問い合わせをくださった方が、メールアドレスごとに1件ずつ自動でたまっていきます。同じ方から何度も届いても1件にまとまります。

アドレス帳の一覧画面。メールアドレス・名前・最終接触の列が並ぶ — アドレス帳。過去にお問い合わせをくださった方の一覧です。

列・操作	内容
メールアドレス	連絡先の見出しです。編集を押すと開きます。
名前	お問い合わせのときに入力されたお名前です。
最終接触	いちばん最近やり取りがあった日時です。
編集	お名前とタグ（自由に付けられる目印）を直せます。直したら連絡先を更新を押します。

アドレス帳の削除は取り消せません一括操作の削除と、編集画面の削除はゴミ箱を通りません。押すとその場でなくなります。ふだんは触らないでください。

メールマガジンの配信先とは別のものですアドレス帳はお問い合わせをくださった方の記録で、メールマガジンの配信先とはつながっていません。配信先の管理は 10. メールマガジンを送るをご覧ください。

7古いお問い合わせを整理したいとき

受信メッセージとアドレス帳は消さないかぎり増え続けます。ただ、増えたままでも運用に差し支えはありません。探すときはメッセージを検索や日付の絞り込みをお使いください。

まとめて整理したくなったら制作側へ古いぶんを日付でまとめて削除するしくみはありますが、この管理画面からは操作できません。取り消しのきかない削除のため、制作側で行います。必要になったときは「いつより前のぶんを消したいか」を添えてご連絡ください。

いらないものを1件ずつ片づけるだけなら、この画面でできます迷惑なお問い合わせはスパムへ、不要になったものはゴミ箱へ移動で片づけられます。まとめて選んで処理することもできます。 → 5. 迷惑なお問い合わせを片づける